Der Landkreis Dachau im Süden Bayerns liegt mit knapp 157.000 im Mittelfeld der Einwohnerzahlen und gehört von der Fläche zu den kleineren Landkreisen in Bayern.
Ausgangssituation
Die bisherige Bearbeitung der Nachrichten über das spezielle Behördenpostfach war zu langsam und führte zu langen Liegezeiten, die das Risiko erhöhten Fristen zu versäumen. Kritisch war hier Insbesondere die zeitnahe und zuverlässige Kommunikation des Jugendamtes mit allen betroffenen öffentlichen Stellen wie beispielweise mit dem Familiengericht.
Aufgabe
Die bisherige Bearbeitung der Nachrichten über das spezielle Behördenpostfach war zu langsam und führte zu langen Liegezeiten, die das Risiko erhöhten Fristen zu versäumen. Kritisch war hier Insbesondere die zeitnahe und zuverlässige Kommunikation des Jugendamtes mit allen betroffenen öffentlichen Stellen wie beispielweise mit dem Familiengericht.
Lösung
Zum Einsatz kam die die intelligente Kommunikationsplattform NOVO CxP @beBPo, ergänzt durch die Governikus-Lösung besonderes elektronisches Behördenpostfach as a Service (beBPo aaS). Mit Hilfe einer KI-basierten Inhaltsanalyse werden sämtliche Bestandteile der Nachrichten analysiert sowie die automatisierte Zuordnung zu den verschiedenen Zielpostfächern gewährleistet. Die präzise Definition von eindeutigen Begriffen, Aktenzeichen und anderen zuordenbaren Schlüsselwerten oder -daten nutzt die „Lernfähigkeit“ der KI. Nach Abschluss der Analyse werden die Nachrichten automatisch an das einzelne Postfach übergeben. Die komplette manuelle Verteilung der Nachrichten aus dem zentralen Ordner auf die einzelnen E-Mail-Postfächer entfällt.
Ergebnisse
Durch den Einsatz von NOVO CxP @beBPo und dem GMM Messenger von Governikus konnten lange Liegezeiten eliminiert werden. Die automatisierte Verarbeitung läuft rund um die Uhr. Eine zuverlässige und zeitnahe Kommunikation ist gewährleistet, manuelle Fehler ausgeschlossen.
Die Grundlage für die weitere Digitalisierung der Prozesse sowie die Automatisierung von weiteren EGVP-Eingangsnachrichten (eBO, beA, etc.), E-Mails und weiteren Eingangskanälen ist damit gelegt.
Auf einen Blick
Die zu langen Liegezeiten, die das Risiko erhöhten Fristen zu versäumen, gehören der Vergangenheit an. Zusätzlich werden manuelle Fehler ausgeschlossen.
Die automatisierte Verarbeitung der eingehenden beBPo-Nachrichten läuft rund um die Uhr, 24/7. Eine zuverlässige und zeitnahe Kommunikation ist gewährleistet
Mit Hilfe einer KI-basierten Inhaltsanalyse werden sämtliche Bestandteile der Nachrichten analysiert und zu 100% automatisiert den verschiedenen Zielpostfächern zugeordnet.
