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Dokumenten-Management, Workflow & Archivierung

Alles in einem - entlasten Sie Ihre Mitarbeiter und reduzieren Sie die Kosten

Der ApplicationXtender® ist ein webbasiertes Echtzeit-Dokumenten-Management-System. Jegliche Art von Inhalt (z.B. Dokumente und Informationen) kann elektronisch eingesehen, bearbeitet, verwaltet und gespeichert werden. Bisherige papierbasierte Prozesse werden

dadurch digital abgebildet und sind für alle Mitarbeiter zentral an einer Stelle auffindbar. Schnellere Prozesse, erhöhte Produktivität der Mitarbeiter, signifikante Kostenreduktion und eine schnelle Entscheidungsfindung sind die Ergebnisse.

Bestandteile des ApplicationXtender

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Der ApplicationXtender kann in verschiedenen Abteilungen und Geschäftsbereichen eines Unternehmens eingesetzt werden. Er unterstützt dabei, die individuellen Herausforderungen jeder Abteilung zu bewältigen.

Dabei werden fachliche und funktionale Anforderungen, Sicherheitsstandards sowie Unternehmensrichtlinien automatisch eingehalten.

Arbeiten mit dem ApplicationXtender

Die Bearbeitungsfunktionen, z.B. Dokumente suchen, einsehen, bearbeiten und verschicken, basieren auf den gängigen Microsoft-Office-Funktionen.

Dadurch entfällt zusätzlicher Schulungsaufwand von Mitarbeitern.

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Der ApplicationXtender ist eine OpenText-Plattform, über die eingehende Dokumente und Informationen von verschiedenen Personengruppen weiterverarbeitet werden können. So können beispielsweise mehrere Mitarbeiter gemeinsam in einer virtuellen Bibliothek an einem Dokument

arbeiten, Informationen austauschen und das aktuellste Dokument abspeichern. Dadurch werden die Kommunikationswege verkürzt: 

Die Bearbeitungsdauer wird stark reduziert.

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Die Benutzeroberfläche: Übersichtlich - individualisierbar - intuitiv

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Integration in bestehende IT-Prozesse

  • Archivierung von E-Mails mit NOVO Mail (Intelligentes E-Mail-Management)
  • Archivierung von E-Mails mit zusätzlicher Klassifikation (Dokumenttyp) und Extraktion der relevanten Metadaten (z.B. Name Absender, E-Mail-Adresse etc.)
  • Abfotografieren von Dokumenten mit NOVO Mobile (Smart-Process-App) und Ablage dieser Dokumente mit den relevanten Metadaten (z.B. Vorname, Nachname...)
  • Abfotografieren von Rechnungen mit NOVO Mobile. Mittels OCR werden Metadaten ausgelesen und in die App zurückgespiegelt. Nach Freigabe der Rechnung (Haken setzen) läuft diese blind durch den Kreditoren-Workflow.
  • Scanning von Dokumenten mit OpenText Captiva. Relevante Metadaten werden ebenfalls klassifiziert (Dokumenttyp) und extrahiert und anschließend an den ApplicationXtender übergeben.

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VORT UNTERNEHMEN

Die Vorteile im Überblick

  • Mandantenfähigkeit
  • Schnelle Implementierung und einfache Verwaltung
  • Einsetzbar für verschiedene Branchen und Unternehmensbereiche
  • Direkter, zentraler Zugriff auf gespeicherte Dokumente, Berichte und Informationen
  • Benutzerfreundliche Bedienung / intuitive Navigation
  • Einfache Integration in bestehende Geschäftsanwendungen ohne zusätzlichen Programmierungsaufwand
  • Web-basierte Administration und Lizenzvergabe
  • Remote-Management
  • Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschpflichten sowie Compliance-Anforderungen
  • Erstklassige, globale Dokumentenmanagement-Lösung
  • Schneller ROI für verschiedene Unternehmensbereiche
  • Erhöhte Effizienz durch geradlinige Prozesse
  • Gleiche User-Experience in verschiedenen Browsern (Google Chrome, Internet Explorer, Microsoft Edge, Apple Safari, Mozilla Firefox)
  • Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben durch direkten Zugriff auf die Inhalte
  • Integrierbar in vorhandene Applikationen
  • Web-basiertes System und Anbindung über RESTful-Services
  • Hohe Skalierbarbarkeit

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