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Automatische E-Mail-Verarbeitung mit NOVO Mail

NOVO Mail ist automatisierte E-Mail-Verarbeitung. Die Software entlastet Ihre Mitarbeiter und beschleunigt Prozesse, indem eingehende E-Mails samt Anhängen automatisch analysiert, dem richtigen Geschäftsprozess zugeordnet und zur rechtskonformen Archivierung weitergeleitet werden. NOVO Mail unterstützt alle zentralen Gruppen- (info@firma.de) und persönlichen Postfächer (mitarbeiter@firma.de) gleichermaßen.

Je nachdem, welche Verarbeitungsschritte gewünscht werden, kann der Anwender aus Modulen wie Klassifikation zur Dokumenttyp-Erkennung, Datenextraktion zum Auslesen der Metadaten, digitale Signatur, PDF/A-Konvertierung oder Archivierung wählen. Außerdem können E-Mails automatisch und dennoch personalisiert beantwortet werden.

Die Module

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Gruppenpostfach: Automatische Erkennung des Geschäftsfalls und Auslesen der relevanten Daten

Im Vorfeld bestimmen Sie, welche Daten Sie für Ihren Workflow benötigen. Diese Metadaten, wie z.B. die Versichertennummer, der Absender der E-Mail und die E-Mail Adresse, werden von NOVO Mail automatisch aus der E-Mail im Gruppenpostfach (info@firma.de) ausgelesen. Außerdem erkennt das System

automatisch, welchem Geschäftsprozess diese E-Mail zuzuordnen ist, wie z.B. eine Adressänderung, und leitet diese im nächsten Schritt an das persönliche Postfach des zuständigen Sachbearbeiters weiter. So wird gewährleistet, dass jede E-Mail auch tatsächlich bearbeitet wird.

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Persönliches Postfach: One-Klick-Verarbeitung aus Microsoft Outlook heraus / Outlook-Add-In zur Archivierung von E-Mails und Anhängen

Eingehende E-Mails und deren Anhänge können direkt aus Outlook heraus rechtssicher archiviert werden. Hierfür wird ein zusätzlicher Verarbeitungs-Button (Add-In) in Microsoft Outlook integriert. Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Manuelle Eingabe der Kundendaten (Einfacher Workflow)

 

Der Sachbearbeiter kann die Inhalte der E-Mail manuell in eine Eingabemaske eingeben, wie z.B. Versichertennummer, Art des Geschäftsprozesses etc., und so die E-Mail mit den gewünschten Metadaten anreichern. Mit Klick auf „Weiterleiten“ erfolgt die automatische Aufgabenerstellung und Weiterleitung an den zuständigen Sachbearbeiter. Die Archivierung der E-Mail als PDF/A, inklusive der Metadaten, erfolgt anschließend über den „Archivierungs-Button“. Durch die Indexierung mit Schlagworten sind E-Mails, inklusive deren Anhänge, im Archiv schnell und einfach auffindbar. Parallel wird der Vorgang in der Kontakthistorie ergänzt.

 

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2. Automatische Datenextraktion mit NOVO Mail (Fortgeschrittener Workflow)

 

Drückt der Sachbearbeiter auf den „Extrahieren-Button“ werden die Inhalte der E-Mail automatisch ausgelesen. Eine manuelle Eingabe ist nicht mehr notwendig. Mit einem Klick wird auch hier die E-Mail inklusive Metadaten wieder an das Archiv weitergeleitet und rechtskonform abgelegt.

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Automatische und personalisierte Response an den Versicherten

Der Kunde erwartet eine schnelle Antwort auf seine E-Mail. Dies funktioniert mit der automatisierten Response-Funktion. Es wird parallel und völlig automatisiert

  • ein personalisierter E-Mail Antworttext für den Kunden erstellt (oben rechts)
  • ein Dokument (z.B. der neue Vertrag) für den Kunden erstellt, welches als Anhang zur E-Mail verschickt werden kann (unten rechts)

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VORT UNTERNEHMEN

Ihr Nutzen

  • Schnellere Prozesse
  • Durchgängige Prozessautomatisierung (> 55% Dunkelverarbeitung)
  • Automatische Zuordnung zum richtigen Geschäftsprozess und Mitarbeiter
  • Reduzierung der internen Bearbeitungskosten
  • Entlastete Mitarbeiter
  • Hohe Kundenzufriedenheit
  • Optimierung der Fachprozesse durch Übernahme der Informationen in weiterführende Systeme und Fachabteilungen
  • 85% automatische Erkennung der Kundendaten
  • 100% vollständige Kundenakte und einheitliche Prozesse
  • 100% rechtssichere Archivierung
  • Schnelle und einfache Auffindbarkeit der abgelegten E-Mails inkl. Anhänge
  • 75% automatische Klassifikationsrate

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